진행상황 점검 및 마무리

2022.10.29 - [조직관리 및 의사소통] - 준비 및 퍼실리테이션 시작, 유지

준비 및 퍼실리테이션 시작, 유지

 

회의를 진행하면서, 지속적으로 아래의 '프로세스 점검'을 이용해서 회의의 진행 상황을 점검하라.

속도 점검	구성원들에게 진행속도가 어떻게 느껴지는지 물어본다.  '회의의 속도가 너무 처지는 감이 있습니까? 아니면 너무 급합니까? 속도를 높이기 위해서는 어떻게 하면 좋을까요?'
참석자들의 의견에 따라 필요한 조치를 취한다.
과정 점검	참석자들에게 현재의 프로세스가 효과적인지를 지속적으로 물어본다. '우리는 이 쟁점에 대해서 소집단 토론없이 전체 그룹에서 다루기로 했습니다. 이 방법이 효과적이라고 생각하십니까? 아니면 다른 좋은 방식이 있나요?'
회의가 잘  진행될 수 있도록  필요하면 언제라도 프로세스를 조정한다.
구성원들의 의중 감지	참성자들의 감정 상태가 어떤지 감지하기 위해서 지속적으로 얼굴 표정이나 바디 랭귀지를 읽어야 하며, 필요하면 직접적으로 물어보는 것도 좋다. '여러분들은 어떻게 느끼십니까? 잠시 쉬었다 갈까요? 누구 자신이 소외되었다고 느끼는 사람 있습니까? 우리가 어떻게 하면 활기를 찾을 수 있을까요?'
사람의 심중을 '읽는 것'은 당신이 멈추고 휴식을 취해야 할지 판단을 할 수 있게 해주고 소외감을 느끼는 구성원들의 참여를 유도 할 수 있게 한다.
요약	많은 아이디어들이 제시될 때는 언급되는 내용들을 바로바로 검토하고 요약한다. '자, 우리가 지금까지 토론한 것을 살펴봅시다.' 만약 토론이 꼬이고 있는 것처럼 보인다면 '우리가 내린 결론이 어떤 것인지 확인하기 위해 지금까지 안급된 것을 제가 읽어 보도록 하겠습니다.'
요약해 주는 것은 회의의 내용을 따라잡지 못한 사람들을 토론으로 돌아오게 하는데 도움이 되고, 집단이 침체되었을 때 활기를 줄 수도 있으며, 그 집단이 토론을 종결지을 수 있도록 유도 할 수도 있다.

 

6. 퍼실리테이션의 마무리

회의 도중에 가장 빈전하게 발생하는 문제는 토론의 끝이 보이지 않는다는 것이다. 많은 안건에 대해서 토론을 했으나, 차후의 발전적인 명확한 방향은 도출되지 않는 것이다. 퍼실리테이터의 역할 중 가장 중요한 임무라고 할 수 있는 것은 회의가 끝나기 전에 명확한 결론을 내려야 한다는 점과 구체적인 행동계획이 도출되도록 유도해야 한다는 점이다.

집단이 효과적으로 회의를 마무리 할 수 있게 하기 위해서 사용할 수 있는 방법은 아래와 같다.

- 결정된 사항에 대해서는 확실하게 언급을 해 주고 그 내용을 플립차트에 기제한다.

- 행동계획을 확정하고, 이에 다르는 책임과 책임자, 날짜등도 상세하게 정한다.

- 논제에서 벗어나서 따로 적어두었던 사항들과 회의에서 토론되지 않은 항목들을 정리한다. 중요도에 따라 순서를 정하고 이들에 대한 차후 토론 계획을 세운다.

- 다음 회의를 위한 안건을 정한다.

- 보고서 작성이나 집단 회의 등의 Follow-up 방법을 결정한다.

- 참석자들 중 플립차트의 내용을 옮겨 적을 사람을 지정한다.

- 회의에 대한 평가 설문을 실시한다.

- 참석자들에게 개인적 피드백을 요청한다.

- 참석자들이 이 회의에서 느낀 점을 말로 표현하게 한다.

- 향후  Follow-up 과정에서의 당신 역할을 명확히 한다.

회의를 마치면, 당신이 퍼실리테이션 하는데 협조해 준것에 대해 감사를 표현한다.

 

7. 퍼실리테이션 이후의 Follow-up

퍼실리테이션 이후의 Follow-up 과정이 퍼실리테이션의 공식적 역할이든 아니든 간에, 그 집단의 Follow-up 과정에 관여하는 것이 좋다. 간단한 회의에서의 퍼실리테이션이었다면, 간단하게 그 집단의 리더에게 도움이 된 정도를 평가해 달라고 할 수 있다. 만일 회의가 중요한 결정을 내려야 하는 워크숍이었거나 수련회였다면, 집단으 리더에게 Follow-up 사항들에 대한 질문서를 구성원에게 보내달라고 요청할 수 있다. 당신이 Follow-up을 실행하는 것에 대한 공식적인 동의가 없었다면, 회의 후의 Follow-up 보고서는 집단 구성원들의 몫이 된다. 또한 회의에서 결정된 행동계획의 이행에 대한 책임도 당신이 아니라, 구성원들에게 남겨진다. 당신의 역할은 집단에게 Follow-up에 대한 필요성을 상기시키는 일이며, 나중에 이들이 실행 결과를 보고할 수 있게 설문지를 제시하면 된다. 당신이 Follow-up을 위한 회의를 퍼실리테이션 할 경우라면, 어느 시점에서 진행 사항에 대하여 토론하고 평가할 것인가를 집단과 협의해야 한다. 회의가 성공적이었다면, 회의 후의 Follow-up을 당신이 함께 할 필요성에 대해 공식적으로 요청할 수도 있다.

 

*Follow-up(폴로_업): 어떤 일이 진척되는 상황을 관리하는 것으로서, 남은 일정을 확인하기 위하여 반복하여 행하는 조치

실행결과를 지속적으로 확인하여 구성원들이 실행력을 높이고, 실행상의 장애요인을 차악하여 해결하는데 목적이 있다. 

Follow-up은 퍼실리테이터가 하기보다는 집단의 리더가 하게 되는 경우가 많지만, 퍼실리테이터가 공식적으로 Follow-up을 맡지 않더라도 집단의 실행을 촉진하고 점검하는 활동에 관심을 보이는 것이 바람직하다. 퍼실리테이터가 Follow-up을 맡는 경우에는 추가적으로 Follow-up 미팅을 실시하여, 실행계획의 진척사황에 대해 평가하고 실행강화를 위한 방안을 마련하는 활동을 하게 된다.

Follow-up 보고서 형식 (예)

우리의 회의에 대한 귀하의 피드백과 새로운 정보를 제공해 주시기 바랍니다.

날짜:

목적:

회의성과

- 금번 회의의 중요한 성과가 무엇이라고 생각하십니까?

완성된작업

- 회의에서 정해진 행동계획 중, 지금까지 당신이 실행을 완료한 것은 어떤 것이 있습니까?

진행중인 작업

- 행동계획 중에서 현재 실행 중이거나 실행 하려고 하는 것은 무엇이며, 언제까지 완료할 계획입니까?

요구사항

- 당신의 행동계획을 완성하는데 도움이 되는, 집단 전체가 취해야 할 사항으로는 무엇이 있습니까?

- 이를 위해 토론해야 할 사항이 있습니까?