퍼실리테이션 정의 및 역할

1. 퍼실리테이션의 정의

퍼실리테이션이란 구속을 하거나, 지배하지 않으면서 리더쉽을 발휘하는 것이다. 퍼실리테이터의 역할은 다른 사람들이 책임감을 가지고 어떤 일을 수행할 수 있게 돕는 것이다. 즉 퍼실리테이터란 말에게 물을 주는 것이 아니라 물가로 인도하는 역할을 하는 것이다. 예를 들어 리더들에게 인사 문제가 발생했다고 하자. 이런 경우에 퍼실리테이터는 리더들에게 해결책을 직접 가르쳐 주지 않고, 그들이 스스로 답을 찾아내도록 방향을 제시해 주는 것이다. 또한 퍼실리테이터가 미팅에 참석하는 목적은 참석자들이 토론을 통해서 스스로 단계적으로 결론에 도달하게 이끌어 주고 돕는 것이다. 퍼실리테이터는 실제로 경기를 하는 운동선수 보다는 경기를 지켜보는 심판에 가깝다. 다시 말하면, 직접 참석하는 것이 아니라 구성원들의 경기 모습을 지켜보고, 벌어지는 행동을 제어하는 역할을 한다. 따라서 항상 진행에서 시선을 놓지 말아야 하며, 언제 나아가야 할지, 언제 마무리해야 할지를 알아야 한다. 가장 중요한 점은 참석자들이 목표를 명확히 하고 그 목표에 도달할 수 있도록 도와야 한다는 점이다.

 

2. 퍼실리테이터의 역할

퍼실리테이터의 역할은 다음과 같다.

- 집단 구성원들이 토론의 목적과 목표에 대하여 명확하게 이해 할 수 있도록 돕는다.

- 구성원들이 필요한 것들을 파악하고 그 필요를 충족시킬수 있는 계획을 세우도록 돕는다.

- 구성원들이 미팅 시간을 효율적으로 사용하여 효과적인 결정을 내리는데 도움이 되는 방법들을 제시한다.

- 집단의 토론이 정상적으로 진행될 수 있도록 이끌어 간다.

- 구성원들의 아이디어를 반영할 수 있도록 정확하게 기록한다.

- 좀더 효과적으로 미팅을 진행할 수 있도록 진행 절차에 대한 집단의 이해를 돕는다.

- 구성원들의 생각속에 숨어 있는 가정들을 표면화 시키고 검증할 수 있게 한다.

- 구성원들이 현재의 능력을 파악할 수 있게 하고, 새로운 능력을 구축해 나갈 수 있도록 돕는다.

- 의사결정에서 모든 구성원의 의견이 반영된 결정이 내려질 수 있도록 돕는다.

- 구성원들이 스스로 대인관계의 역학을 관리 할 수 있게 돕는다.

- 피드백을 실시함으로써 집단의 발전에 대해 집단이 자체적으로 평가하고 조정할 수 있게 한다.

- 협력적인 방식으로 갈등을 관리 한다.

- 집단이 의사소통을 효과적으로 할 수 있도록 돕는다.

- 집단이 집단 내부나 외부의 자원에 접근할 수 있도록 돕는다.

- 구성원들이 즐기면서 집단의 목표에 도달할 수 있도록 토론하는 분위기를 조성산다. 즉 목표를 향해 노력하는 과정에서 모든 구성원들이 적극적으로 참여하고, 그 과정에서 경험을 쌓을 수 있는 환경을 조성한다.

- 구성원들에게 집단을 이끌어가는 책임감을 공유 하도록 함으로써 리더쉽을 길러준다.

- 구성원들 모두가 퍼실리테이터의 역할을 수행할 수 있도록 가르치고 위임한다.

 

3. 퍼실리테이터가 믿어야 하는 것

모든 퍼실리테이터는 '백지장도 맞들면 낫다'는 말을 믿어야 한다. 어떤 조직에서건 바람직한 성과를 이끌어 내기 위해서는 모든 개개인이 소중한 존재라고 인식되어야 하며, 어떤 일이든 참여한다는 인식이 있어야 한다.

퍼실리테이터가 되기 위해서는 아래사항에 대한 믿음이 있어야 한다.

- 사람은 기본적으로 현명하며, 올바른 일을 할 수 있고, 또 그렇게 하고 싶어한다.

- 한 사람보다는 집단이 더 바람직한 결론을 도출할 수 있다.

- 모든 사람의 의견은 지위, 계급 여하를 막론하고 똑같이 중요하다.

- 사람들은 자신이 참여한 아이디어나 계힉에 대해서는 더욱 헌신적으로 임하게 된다.

- 미팅 참석자들은 자신의 결정에 대해 책임이 부여되면, 진정으로 책임감 있게 행동한다.

- 적절한 도구와 훈련이 주어진다면, 집단은 갈등을 스스로 해결하고 성숙한 행동과 좋은 관계를 유지해 나갈 수 있다.

- 미팅의 프로세스가 잘 설계되고, 계획대로 적용이 된다면 바라는 결과를 얻을 수 있을 것이다.

과거 리더쉽의 개념에서는 리더가 중심이 되지만, 퍼실리테이터의 개념에서는 구성원들이 중심이 된다. 구성원들이 주가 되어 스스로 목표를 설정하고, 결론을 내리고, 행동계획을 실행하고, 결과를 달성하기 위해 스스로 강한 책임감을 부여한다. 이에 퍼실리테이터가 해야 할 임무는 구성원들에게 적합한 방식과 도구를 적시에 제공하는 일이다.

궁극적으로 퍼실리테이션은 책임감을 리더에게서 구성원들에게, 혹은 경영진에서 사원들에게 이관하는 작업니다. 퍼실리테이터는 미팅을 원할하게 진행함으로써 구성원들이 미팅 내용에 책임감을 갖도록 독려해야 한다.

 

4. 퍼실리테이터에게 주어진 과제

퍼실리테이터는 다양한 미팅을 설계하고 이끌어 나가는 일을 해야 한다. 퍼실리테이터가 다루게 될 미팅들은 다음과 같다.

- 조직문화 변화 워크숍

- 팀활성화 워크숍

- 팀 목표설정 및 공유 워크숍

- 성과창출 워크숍

- 전략 기획 워크숍

- 구체적인 성과지표를 만들고 목적을 명확히 하기 위한 워크숍

- 우선순위 결정 미팅

- 팀 빌딩 프로그램

- 프로그램 리뷰와 평가 워크숍

- 팀 역할과 책임 조정을 위한 워크숍

- 문제 해결 미팅

- 피드백 공유와 성과 향상을 위한 미팅

- 커뮤니케이션 및 협의 미팅

- 새로운 프로그램이나 상품에 대한 정보를 수집하기 위한 포커스 그룹 미팅

 

 

많은 조직에서 미팅을 원활히 진행하기 위한 방안으로 중립적인 제3자를 미팅의 진행자로 선정하는 방식을 채택하고 있다. 즉  토론에 직접적으로 관여하거나 토론의 결과에 영향을 미치려는 노력을 하지 않으면서, 제3자의 관점에서 미팅을 이끌어 나가는 기존에 없었던 중요한 역할이 생겨난 것이다. 이 사람은 토론의 테두리 밖에 있으면서, 미팅의 내용보다는 진행 프로세스에 관여한다. 토론에서 자신의 의견을 피력하지 않으면서, 미팅 참석자들에게 효과적인 진행에 필요한 절차와 도구를 제시해 주기 때문이다. 이사람이 해야 할 역할은 자신의 견해를 관철시키는 것이 아니라, 미팅에 참석한 모든 사람이 미팅의 내용을 경청하고 관심을 갖게 할수 있는 분위기를 조성하는 것이다. 또한 결정을 내리고, 명령하는 것이 아니라, 참석자들이 그들 자신의 목표를 분명하게 하고 그들 자신의 행동계획을 스스로 전개해 나가도록 돕는 역할을 하는 것이다.

이러한 미팅 운영자를 퍼실리테이터라고 하며, 많은 조직에서 이런 역할을 하는 사람을 미팅 진행자로 활용하는 추세이다.