규칙을 통한 참여유도

1. 참석자들을 준비시키기

참석자들에게 관련 정보도 제공하지 않은 채, 아무런 준비 없이 미팅에 참석해서 의사결정을 내리도록 강요하는 미팅은 엄청난 시간의 손실만 가져올 뿐이다. 이러한 상황을 방지하려면, 사전에 참석자들에게 미팅의 목적에 대해서 명확히 알리고, 참석자들이 미리 준비할 시간을 주도록 해야 한다. 만일 미팅이 복잡해질 것으로 예측된다면, 미리 소집단으로 모여서 누가 어떤 '과제'를 맡을지 명확히 한다. 집단의 규모가 작다면, 퍼실리테이터는 개개인에게 전화를 해서 각자가 맡은 '과제'를 명확히 이해 시킨다. 사람들이 미팅에 참석하기에 앞서 적절한 사전 준비 작업을 하게 되면, 그들은 미팅에 더 많은 관심을 갖게 되고, 자신감을 가지고 좀 더 적극적으로 참여하게 된다.

 

2. 구체적 규범 설정하기

어떤 집단이든 협조적이고 서로 지지하는 분위기를 조성하기 위해서는 지침이 필요하다. 이미 앞에서 언그했듯이, 규범은 미팅을 진행하는 동안 참석자들이 지켜야 할 규칙들로서 참석자들 스스로가 합의를 통해 설정하도록 해야 한다. (일반적인 미팅 규범의 예는 3장의 '팀 단계의 이해'에 제시 되어 있다.) 참석자들이 자유롭게 발언하는 것을 꺼리는 정도가 심각하다면, 이들이 확실하게 안전함을 느끼게 하기 위한 구체적 규범을 만들어야 한다. '안전'에 대한 규범은 구체적 규범의 한 예이다. 이러한 경우에 '안전' 규범은 미팅의 분위기를 불편하고 예민하게 받아들이는 참석자들을 편안하게 느끼도록 만들기 위한 구체적인 목적을 가진 규범이다.

아래의 질문을 던져서 구성원들이 안전 규범을 만들도록 돕는다.

오늘  미팅에서 어느 누구도 거리낌 없이 자신있고 당당하게 말할 수 있기 위해서는 어떤 규칙이 수립되어야 할까요? 여러분들이 자신의 생각과 의견을 자유롭게 표현할 수 있으려면, 어떤 조건들이 충족되어야 합니까?

 

다음은 '안전' 규범에 대한 예이다.

- 모든 아이디어를 귀담아 들어주어야 한다.

- 모든 토론 내용은 완전히 비밀이 보장된다.

- 양측 모두의 관점을 존중해주어야 한다.

- 모든 아이디어는 진지하게 다루어야 한다.

- 미팅에서 언급된 내용에 근거해서 보복을 행할 수 없다.

- 어떤 사람도 다른 사람을 인신공격해서는 안된다.

- 피드백은 발전적인 방향으로 제시해 주어야 하며, 이를 받아들이는 사람 또한 건설적인 방향으로 해석한다.

- 누구나 감정적으로 스트레스를 느낄 때는 '타임아웃'을 요청할 수 있고, 이슈들을 다루는 방식에 대해서도 변경을 요청할 수 있다.

- 모든 사람은 다른 사람을 무시하는 듯한 행동이나 제스쳐를 취하지 않는다. 

(예를 들어 삿대질 하지 않기, 손가락을 흔들지 않기, 팔짱 끼지 않기 등)

- 자신의 생각을 설득시키려고만 하지 말고, 다른 사람의 아이디어를 먼저 듣고 인정해 준다.

- 누구나 토론 주제에 대해 혼란을 느끼거나 토론이 논제에서 벗어났다고 여겨지면 타임아웃을 요청할 수 있다.

 

이 외에도 구체적 규범이 필요한 상황들은 다음과 같다.

- 만일 집단이 갈등을 겪은 적이 있다면,

이 미팅에서의 갈등을 예방하고 대처하기 위해 필요한 규칙들에는 어떤 것이 있겠습니까?

- 집단의 구성원 중 한사람이라도 참여하기를 꺼려 한다면,

참여를 촉진시키고 모든 구성원들이 자신의 아이디어를 중요하다고 느끼도록 돕기 위해서는 어떤 가이드라인이 있어야 할까요?

- 집단이 예정된 프로세스에서 벗어나려 한다면

우리가 시간을 정확히 엄수하고 예정된 프로세스를 준수하는데 도움이 될만한 규칙은 어떤 것이 있을까요?

일반적 규범과 마찬가지로 구체적 규범 또한 구체적인 상황에 맞게 참석자들이 개발하도록 해야 한다. 퍼실리테이터가 규범을 도출하는 질문을 했을 때 아무도 질문에 답하지 않는다면, 구성원들을 두명씩 짝을 짓게 하거나 아니면 여러 소집단으로 나누어서 그 질문에 대해 토론을 하게 한 뒤, 아이디어를 모으도록 한다.

 

3. 참여를 유도할 수 있도록 좌석을 배치하기

이 요손느 일견에는 별로 중요하게 보이지 않을 수도 있다. 그러나 회의실을 배치하는 방식은 집단 구성원들의 상호 작용에 커다란 영향을 끼친다. 극장식 좌석배치는 활발한 토론을 촉진하기에 가장 적합하지 않은 배치이다. 이런 좌석배열은 사람들로 하여금 자동적으로 강의를 듣는 자세를 갖게 한다. 또한 이 배치형태는 사람들이 서로를 바라보는데 방해가 된다. 커다란 중역실 테이블은 사람들을 답답하게 만드는 효과를 가지고 있다. 그러나 불행하게도 대부분의 큰 회사들에서는 가장 좋은 회의실의 중안에 엄청나게 큰 회의용 테이블이 떡하니 자리하고 있다. 이러한 회의실 외에는 사용할 수 있는 다른 회의실이 없다면, 사람들을 2명, 3명, 4명 정도씩 짝을 지어서 가능한 자주 이야기 하도록 함으로써, 미팅에 참석한 모든 사람이 자신의 의견을 이야기 할 있도록 한다. 만일 좌석배치를 자유롭게 할 수 있는 상황이라면, 넓은 방을 선택해서 조그마하고 동일한 크기의 테이블들을 준비하도록 한다. 집단 전체의 토론이나 활동을 할 때에는 테이블을 U자형으로 배열해서 사용하고, 소규모 분임 토론시에는 작은 테이블을 정사각형 형태로 배열해서 사용하는 것이 이상적이다. 집단 인원이 10명 이상이라면, 8명이 넘지 않게 집단을 나눈다. 그런뒤, 집단 전체의 토론 중에도 소집단별로 앉아 있도록 한다. 여러개의 소집단을 구성함으로써, 썰렁한 분위기도 완화시킬 수 있고, 소집단별 공간이 비공개적인 토론 공간을 형성하게 되므로 좀더 자유롭게 자신의 의견을 내놓을 수 있게 된다.

 

4. 퍼실리테이터의 역할을 명확히 규명하기

어떤 미팅을 퍼실리테이션 하든지, 미팅을 시작할 때 모든 참석자에게 왜 당신이 그 자리에 있게 되었는지 그리고 당신이 미팅에서 할 역할은 무엇인지를 명확하고 구체적으로 설명해주도록 한다. 특히 퍼실리테이터의역할은 모든 사람의 의견을 존중하고 경청되도록 하는 것임을 분명히 밝힌다. 또한 당신이 퍼실리테이터로서 계획된 프로세스에 따란 미팅이 진행되도록 노력할 것이고, 모든 이슈에 대해 중립을 유지할 것임을 명확히 한다. 당신이 생각하는 성공적 미팅의 기준을 말해주고, 성공적 미팅을 위해서 구성원들에게 바라는 사항을 언급함으로써, 당신이 생산적이고 건설적인 미팅을 위해 진정으로 기여하려 한다는 것을 사람들이 느끼게 해야 한다. 퍼실리테이터가 자신에 대해서 약간의 과장을 하는 것도 상황에 따라서는 도움이 된다. 퍼실리테이터의 능력에 믿음이 가면 더 활발하게 토론에 참여하는 참석자들도 있기 때문이다.

 

5. 조직의 지지를 밝히기

사전 인터뷰에서 사람들이 미팅에 대해 회의적인 태도를 보인다면, 그들이 무엇 때문에 그렇게 생각하는지를 리더에게 반드시 공유해야 한다. 미팅을 시작하기 전부터 사람들이 자신들의 아이디어를 조직이 지지하지 않을 것이라고 생각하고 있다면, 성공적 미팅은 생각하기 어렵다. 사람들로 하여금 그렇게 생각하도록 하는 조직내 장애물이 미팅전에 해결될 수 있다면, 훨씬 더 긍정적이고 적극적인 분위기를 형성하는데 많은 도움이 될 것이다.

또 다른 일반적인 전략은 조직의 고위간부가 미팅의 시작부분에 참석하여, 집단 구성원들의 노력에 대해 확실하게 지지하겠다는 확약을 해주는 것이다. 이것이 가능하지 않은 상황이라면, 강한 지지를 표명하는 경영자나 간부의 편지 또는 문서를 제시하는 것도 도움이 된다. 경영진의 지지가 표명되지 않아서 자신들의 아이디어가 조직으로부터 지지받지 못할 거라고 우려하고 있다면, 그러한 사실을 회피하기보다는 오히려 이슈를 표면화해서 토론하는 것이 주아요하다. 이 이슈에 대해서는 미팅의 마지막에 시간을 따로 배정해서 장애물을 규명하고 분석해서, 해결책을 도출하도록 한다.

이러한 과정을 거치게 되면 구성원들은 토론이 적어도 개방적이고 진솔했으며, 그들이 직면한 현실을 대처해 나갈 전략을 가질 수 있다고 느끼게 된다.