효과적인 회의 행동

1. 효과적 회의 행동을 조성하는 방법

 

무례하게 행동하면 보너스를 받기로 되어 있기라도 한 것처럼, 너도 나도 무례하게 행동하는 집단과 일할 때도 있게 된다. 사람들이 서로 나서서 진행을 방해하고, 시도 때도 없이 회의실을 들락거린다. 또한 아이디어가 제안되면 이해해보려는 시도조차 않은 채 거부부터 하려든다. 결과를 도출하는 과정은 마치 전쟁을 방불케 한다. 이러한 상황에서 가장 현명한 방법은 일단 진행을 멈추고 효과적인 회의 분위기 조성을 위해 다음에 제시된 방법을 시도하는 것이다.

 

이 짧은 훈련은 간단하고 시간이 적게 걸리면서도, 놀랄 만큼 효과적이다. 이 방법은 다음의 4단계로 이루어져 있다.

1. 어떤 행동들이 비효과적인지를 참석자들에게 설명한다. 그런 뒤 다음 페이지에 제시한 '집단행동 요약표'와 '집단행동 관찰 양식'을 나눠준다. 유인물에 설명된 행동들을 함께 검토하고, 질문들에 답을 한다.

2. 구성원 한 명을 지명해서 미팅의 나머지 시간 동안 참석자들의 행위를 관찰하는 역할을 맡긴다. 그 사람에게 '집단행동 관찰 양식'을 주고, 리스트에 있는 것과 일치하는 행동을 한 사람과 함께 그 구체적인 행동이나 발언을 기록해 달라고 부탁한다. 관찰자 역할을 맡은 사람은 토론 중에 옆으로 나와 앉아서 관찰만 전담하게 하는 편이 더 효과적이다.

3. 그 세션의 마지막에 시간을 따로 두어서, 관찰자가 기록한 효과적인 행동과 비효과적인 행동에 대해서 듣는 시간을 가진다. 

4. 구성원들에게 자신들의 행동에 대해서 논의하게 하고, 토론이 끝나면 남은 미팅 시간 동안 적용할 새로운 규범을 설정하도록 한다.

 

2. 집단 행동 요약표

공동의 작업이 효과적이기 위해서, 우리는 개개인 및 집단의 행동에 대해 인식하고 있어야 할 필요가 있다.

 

회의에서의 효과적 행동

행 동	설 명
적극적 경청	- 발언하고 있는 사람을 바라보기, 고개를 끄덕이기, 탐색적인 질문하기,  언급된 내용을 재진술하고 인정하기
지지	- 다른 사람이 아이디어를 개발하고 제안을 할 수 있도록 격려하기, 그들의 아이디어를 인정해 주기
탐색	- 구성원들에게 숨겨진 정보를 드러나게 하는 질문을 던져서 표면적으로 언급된 것 이상의 내용을 밝히기
명료화	- 구성원들에게 그들이 의미하는 것에 대한 정확한 정보를 요청하기, 혼란을 명확하게 하기
아이디어 제공	- 제안, 아이디어, 해결책 및 계획을 구성원들과 공유하기
타인의 참여 유도	- 말이 없는 구성원들에게는 그들의 의견을 묻는 등 어느 누구도 미팅에서 소외되지 않도록 노력하기
요약	- 많은 구성원들의 아이디어를 종합하기,  집단이 현재 어디에 놓여 있는지, 어떤 사항들이 다루어 졌는지 파악하기
조화	- 반대되는 견해들을 조정하기, 비슷한 아이디어들은 통합하기, 같은 아이디어들을 지적하기
갈등관리	- 다른 사람들의 견해를 경청하기, 반대자들이 제기한 이슈들과 핵심을 명료화 하기, 해결책 모색하기

 

회의에서의 비효과적 행동

행 동	설 명
'아, 그렇지만'	- 다른 구성원들의 아이디어를 신임하지 않기
방해	- 자신의 방식을 고집하기, 타협하지 않기, 다른 팀의 진전을 방해하기
자기중심	- 자신의 재능을 부각시키고 자랑하기
논제에서 벗어남	- 대화의 방향을 다른 주제로 돌리기
지배	- 명령과 위협을 통해서 집단들 휘어잡으려 하기
움츠림	- 참여하지도 않고 다른 구성원을 돕거나 지지하지도 않기
트집잡기	- 반대의 입장에 서는 것을 즐기기
비난	- 다른 구성원들과 그들의 아이디어에 대해 부정적으로 언급하기
인신공격	- 다른 구성원을 모욕하고 헐뜯기

 

 

3. 동료 피드백

 

집단 구성원들이 서로의 피드백을 할 때가 있다. 동료 피드백은 집단 구성원들이 서로 갈등을 겪고 있거나, 어떤 개인의 행동이 팀워크를 저하시키고 있는 경우에 필요하게 된다. 

동료 피드백은 두 가지의 핵심 영역으로 이루어져 있으며, 이 두 영역 모두 긍정적인 의도를 내포하고 있다. 첫 번쨰는 사람들을 서로 칭찬하게 하는 것이고, 두 번쨰는 다른 사람이 잘못을 개선하는데 도움이 될 수 있도록 발전적인 조언을 해주는 것이다. 이 두 영역을 정의하면 다음과 같다.

 

① 당신이 행하고 있는 정말로 효과적인 행동 (계속 유지해야 할 행동)

② 당신이 개선하면 더욱 효과적일 것 같은 행동

 

아래의 단계는 모든 사람이 강력한 피드백 활동에 참여할 수 있는 방법이다.

- 1단계: 각각의 구성원들에게 뒤에 제시되어 있는 동료 평가 양식의 상단에 자신의 이름을 기입한다. 그런 뒤 양식을 오른쪽 사람에게 건넨다.

- 2단계: 각각의 구성원은 종이의 상단에 적힌 이름을 보고, 그 사람에 대해서 두 가지 질문에 대해 피드백을 한다.

- 3단계: 모든 사람이 모든 사람에 대해 피드백을 할 때까지 종이를 돌린다.

- 4단계: 각각의 사람은 마침내는 자신의 이름이 기입되어 있고 다른 구성원들의 피드백으로 빽빽하게 채워져 있는 종이를 돌려 받는다.

- 5단계: 각각의 사람이 자신에 대한 동료들의 피드백을 받게 되면 피드백 진행을 끝낼 수도 있고, 피드백을 받은 뒤 아래의 질문을 던질 수도 있다.

자신이 받은 양식을 다시 돌리고, 그 사람에 대해 동료들이 작성한 긍정적인 피드백을 서로 읽어볼 수 있도록 한다.

구성원들을 짝을 짓게 해서 피드백으로부터 배운 것을 서로 토론하고 개인적인 발전을 위한 행동계획을 작성하게 한 뒤, 그 행동계획을 전체 집단과 공유하게 한다.

이 동료 피드백 양식에는 부정적인 요소가 전혀 없다. 왜냐하면 두 가지 피드백 질문이 긍정적이고 발전적이므로, 아무도 부정적인 피드백을 받지 않게 되기 때문이다.

 

이 활동은 동료들로부터 조언을 듣는 것이기 때문에 아주 효과적이다.

이 활동은 구성원들에게 서로의 요구와 기대를 충족하는 것이 중요하다는 것을 인식시켜 준다. 만일 어떤 두 사람 사이에 긴장이 커져가고 있다면, 이 피드백 방식으로 서로에게 요구하고 싶은 것을 상대방의 감정을 해치지 않고 요구할 수 있게 된다. 동료 피드백을 시의적절하게 실시하면 개인 간의 갈등이 겉잡을 수 없이 커지기 전에 문제를 해결할 수 있다. 따라서 이는 갈등이 분출되기 이전의 예방조치로 행해지면 효과적이다.