역기능적 회의의 증상과 처방

만약 회의가 소집될 때마다 참가자들이 "또, 회의야!!"라는 반응을 나타낸다면, 회의의 사전준비에 어떤 문제가 있는 것이 아닌지 스스로 자문해 보아야 한다. 퍼실리테이터로서 당신의 역할은 회의에 참가하는 사람들이 효과적으로 결론에 이르는 방법을 학습 할 수 있도록 돕는 것이다.

 

다음의 체크리스트를 활용해 비효과적인 회의의 공통적인 요소들을 정확하게 진단해 보도록 한다.

- 회의의 목적에 대한 참가자들의 정확한 인식 부족

- 애매한 안건 또는 안건의 부재

- 시간제한이 없음

- 중요한 이슈들에 대한 별도의 프로세스 부재

- 퍼실리테이터의 부재

- 회의에 대한 참여자들의 사전준비 부족

- 제자리를 맴도는 식의 토론

- 토론의 진정한 마무리 부족

- 의견에 대한 논쟁이 아닌 서로의 관점 비판에 치중하는 참가자들의 태도

- 소수에 의한 미팅 주도

- 다음 단계를 위한 세부적인 실행 계획이 없이 미팅 종료

- 회의 진행 과정에서의 프로세스 점검 결여

- 회의에 대한 평가의 결여

 

1. 효과적인 회의

위의 내용과는 반대로, 모든 효과적인 회의에는 다음과 같은 구성 요소가 있다.

① 무엇을 논의할 것인지, 토론의 목적은 무엇이고 누가 안건을 제시할 것인지, 또는 각각의 안건을 토론하는데 소요되는 시간은 대략 어느 정도인지 등에 대한 세부과정을 계획한다.

② 회의에 활용 될 도구와 기술이 설명되어 있는 명확한 프로세스 설계안이 필요하다.

③ 퍼실리테이터와 의장, 회의록, 기록자 그리고 시간관리자 등의 역할을 배정한다.

④ 회의 참가자들이 규범을 설정해서 회의실에 게시한다.

⑤ 어떤 의사결정 방식을 어떻게 이용할 것인지에 대한 사전 결정을 한다.

⑥ 참가자들이 효과적인 행동을 취한다.

⑦ 회의의 진전을 점검하기 위해 주기적인 프로세스를 확인한다.

⑧ 명확한 갈등관리 전략이 있다.

⑨ 진정한 마무리를 이끌어 낼 수 있는 프로세스가 있다.

⑩ 상세하고 정확하게 회의를 기록한다.

⑪ 구체적인 follow-up 계획을 세운다.

⑫ 회의 후 평가한다.

 

비효과적인 회의의 징후는 수없이 많다. 주기적인 검토를 통해 일단 그 중 하나라도 탐지되는 경우, 당신이 회의를 유익하게 이끌어 가는데 방해가 되는 조기 경고로 생각해야 한다.

 

2. 역기능적 회의의 증상과 처방

아래 내용은 역기능적 회의에서 나타나는 증상들고 그것을 고치기 위한 처방이다. 물론 문제를 아는 것이 고치는 것보다 쉽지만, 회의 참가자들이 그러한 자신들의 패턴을 인식하도록 도울 수 있다면, 문제점들도 풀어나갈 수 있게 된다.

증상	처방
- 한 사람이 말을 끝마치자마자, 다른 사람이 새로운 주제로 말을 시작한다. 의견 구축도 없고, 그로 인해 토론의 연속성이 없다. 따라서 많은 주제가 미결로 끝나버린다.	- 각자 바로 전 발언자의 의견을 인정하도록 한다. 다음 단계로 넘어가지 전에 하나를 끝내는 것을 규칙으로 한다.
- 참가자들이 안건이나 다른 참가자들의 발언을 이해하려하기보다는 자신의 의견만을 주장한다. 아무도 경청하지 않는다.	- 참가자들로 하여금 자신들의 의견에 대해 어떠한 반응이 나왔었는지를 재진술하도록 훈련시킨다. - 한 이슈에 대해 제기되는 모든 측면들을 플립차트를 이용해 기록한다. 이런식으로 모든 사람들이 서로 다른 견해를 이해하게 된다. 그리고 나서 결정을 내리도록 한다.
- 문제가 언급되자마자, 누군가가 자신이 그 문제를 이해하고 있다고 이야기하고, 하나의 해결방안이 매우 빨리 제시된 뒤, 다른 주제로 토론이 넘어간다.	- 원인/결과 도표나 체계적 문제해결 방식을 활용한다. 문제해결을 위해 차근차근 접근한다. 해결 방안으로 곧바로 점프하지 않도록 한다.
- 집단의 결정에 반대하는 누군가가 있을 경우, 그 반대의견은 무시된다.	- 반대의견에 귀를 기울이도록 하고, 경청되고 있는지 확인한다. 누군가 다른 사람으로 하여금 그 반대의견에 대해 재진술하도록 한다.
- 모든 결정에 브레인스토밍 기법과 투표를 활용한다.	- 회의 프로세스를 미리 계획함으로써 다른 도구들도 준비해서 활용할 수 있게 한다.
- 종종 아무 소용없는 대화가 이 삼십분 동안 이어진다.  그리고 불만스러운 분위기 속에서 다른 주제로 옮겨간다.	- 각 주제마다 시간제한을 둔다. 그리고 중간에 그 진행상황을 점검한다. 주기적으로 내용을 요약하고 마무리하도록 한다.
- 참가자들이 종종 감정적인 말투를 사용한다. 어떨 때는 다른 사람을 향해 상당히 사적인 발언을 하는 경우도 있다.	- 참가자들을 멈추게 한 뒤, 그들이 한 말을 어떠한 개인적 빈정거림도 없는 말로 다시 고쳐 말하게 한다.
- 참가자들 몇명이서 작은 소리로 수군거리듯 자기들끼리만 생각을 주고 받는다.	- 모든 의견에 가치를 인정해 줌으로써 사람들이 거리낌없이 자신의 의견을 이야기 할 수 있도록 한다.  자기들끼리만 논의하는 참가자들을 전체토론으로 이끈다.
- 회의 참가자들이 어떤 이슈로부터 한참 동떨어지고 나서야 자신들이 안건에서 멀어지고 있다는 것을 눈치챈다.	- 이슈에서 벗어나 있다는 것을 직접 또는 간접적으로 알린 뒤, 계속해서 놔둘 것인지 아니면 본래의 이슈로 돌아갈 것인지를 결정한다.
- 대부분 외향적이거나 "권한"을 가진 사람들만 발언한다. 일부 참여자들은 회에서 거의 발언하지 않는다.	- 돌아가면서 의견을 말하도록 한다. 이름으로 참가자들을 부른다. 모든 사람들에게 타인의 아이디어에 대한각자의 의견을 적어서 피드백하도록 한다.
- 어느 누구도 다른 사람의 바디랭귀지에 주의를 기울이지 않고 있으며, 어떤 사람들이 무관심하고 또 어떤 사람이 흥분해 있는지를 눈치채지 못한다.	- 사람들의 생각과 느낌이 어떠한지를 살펴보고, 각자의 느낌을 표현하도록 요구한다.
- 대부분의 토픽들에 대해서 마무리가 이루어지지 않는다. 회의와 회의 사이에 거의 실행이 이루어지지 않는다.	- 마무리를 강조한다. 명확히 결정하고 그것을 기록한다. 간단한 행동계획서를 작성하고, 다음 회의 전에 실행한다.
- 일주일 단위로 이루어지는 것이 없다.	- 회의 평가를 하고, 다음 회의 전에 그 결과를 논의한다. 새로운 규칙이나 개선 아이디어를 회의실에 게시한다.