회의관리를 위한 퍼실리테이터의 역할

1. 의장과 퍼실리테이터의 역할 균형

의장직을 수행하는 것과 회의를 퍼실리테이션 하는 것은 서로 다른 회의 관리 스타일로서 각각이 지니는 장점이 다르며 상황에 따라 어떤 역할이 적합한지가 달라지게 된다. 

의장의 역할은 회의를 시작 할 대, 이전 회의의 회의록을 검토하고 정보를 공유하며 구성원들에게 돌아가며 진척도는 보고하도록 하는데 가장 유용하다. 의장의 역할은 전형적으로 "명령 규칙"을 이용하는 가의 여부에 달려 있다.

의장은 중립적이지 않으므로, 이 역할이 지니는 주요 결점은 결정에 영향을 미치고 권한의 사용에 치중하려는 경향이 있다는 것이다. 강력한 의장이 중요한 안건에 대해 최종 결정을 내리는 경우도 많다.

 

*의장직을 맡고 있는 경우 언제 퍼실리테이터의 역할로 전환해야 할지를 알아야 한다.

 

이러한 결정방식으로 인해 야기되는 결과는 의장이 그 결과를 지배한다는 것이다. 또한 의장이 전형적 역할을 수행하고 있을 때에는 진행도구가 거의 활용되지 않는다.

퍼실리테이터의 역할은 안건을 결정함에 있어서 회의 참가자들의 의견이 필요할 때 모든 구성원이 충분하고 동등하게 참여할 수 있도록  돕는 것이다. 퍼실리테이터는 중립적이므로 회의 참가자들에게 모든 권한을 부여한다. 퍼실리테이터들은 중요한 의사결정을 할 때 합의와 협력에 의존한다. 그러므로 집단 전체가 스스로 주인의식을 느끼는 결론을 이끌어 낼 수 있다. 퍼실리테이터는 책에서 규칙을 가져오기 보다는 집단 내에서 자체적으로 규칙을 생성해 낸다. 또한 퍼실리테이터는 다양한 도구와 기법들을 활용하여 집단의 시너지 효과를 창출하고 보다 바람직한 의견을 이끌어낸다.

가장 일반적인 역할 배정은 회의를 시작하고 안건을 검토하며, 회의가 진행되는 동안 집단을 관리하고 정보공유의 정도를 조절할 때에는 의장으로서의 회의 리더 역할을 수행하고, 구체적인 주제를 논의할 때에는 퍼실리테이터의 역할로 전환하는 것이다.

유능한 퍼실리테이터라면 언제 그리고 어떻게 효과적인 의장으로서의 역할을 수행해야 할지를 알아야 한다. 반대로 의장 또한 구성원들이 참여와 오너십을 요구할 때 숙련된 퍼실리테이터의 역할을 수행할 수 있다면 그것 또한 이성적일 것이다. 사전에 계획을 하면 이러한 역할이 서로 마찰을 일으키지 않게 된다. 중요한 점은 각 역할이 고유한 영역을 가지고 있음을 잘 알고 있어서 때에 따라 어떤 접근방식을 활용할 것인지를 명확히 하는 것이다.

 

2. 명확한 회의 규범 설정

집단이 명확한 행동규범을 가지고 있는지 그리고 그 규범들이 해당집단에 의해 자체적으로 설정되었는지를 확인한다. 가능하면 구성원들이 직접 구체적 규범을 설정하도록 도움으로써 그 회의에 맞는 오견을 충족시킬 수 있도록 한다.

 

3. 참여 관리

모든 구성원이 토론에 참여하고 각 항목별로 절차가 존재하며, 그리고 모든 항목들을 제대로 마무리 하기 위해 의사결정 도구가 효과적으로 사용되도록 한다. 퍼실리테이터는 구성원들이 효과적인 회의 기술을 알고, 또 그것을 제대로 활용하도록 할 책임이 있다. 만일 구성원들이 아직 숙련되지 않았다면 교육 및 훈련을 실시하거나 기타 다른 전략들을 활용할 수 있다.

 

4. 주기적인 프로세스 점검

프로세스 점검은 회의가 궤도에서 벗어나지 않도록 모든 퍼실리테이터들이 회의 중에 활용해야 하는 기법이다. 이는 토론을 중단 시킨다거나 또는 구성원들에게 회의가 지금 어떻게 진행되고 있는지에 주목하도록 만드는 것이다. 이런 식으로 초점을 이동시키는 목적은 현재 회의에서 어떤 일들이 진행되고 있고, 또한 회의의 진행을 개선하기 위해 어떠한 변화가 요구되는지를 구성원들 스스로가 점검하도록 하는 것이다.

 

1) 프로세스 점검의 네가지 요소

① 진전도 점검

a.  회의 참가자들에게 회의 목적이 제대로 이루어지고 있다고 생각하지는 물어 본다.

- 문제들이 해결되고 있습니까?

- 결정이 이루어지고 있습니까?

b. 언제 진전도를 점검하는가.

- 진행이 곤경에 빠져 있을 때, 마무리 할 때

- 한 세션에 최소한 한번씩

② 속도 점검

a. 진행속도가 너무 빠르지 않은지, 또는 너무 느린지 물어 본다. 

- 속도 개선에 대해 구성원들의 제안이 있다면 받아들여서 즉시 실행한다.

b. 언제 속도를 점검하는가.

- 진전이 전혀 이루어지지 않거나, 반대로 너무 빨리 진전되는 경우, 사람들이 불만스러워 하는 경우

- 한세션에 한번 또는 한 회의에 한번

③ 프로세스 점검

a. 사용 중인 도구나 접근 방식이 효과적인지, 혹은 바꿔야 할지를 참가자들에게 물어본다.

- 다른 접근 방식에 대한 제안을 요청한다.

b. 언제 프로세스를 점검하는가.

- 사용 중인 도구가 원하는 결과를 가져오지 않는 경우, 또는 프로세스가 계획대로 이루어지지 않는다고 여겨질 때

④ 심리상태 점검

a. 구성원들이 어떻게 느끼고 있는가를 물어 본다.

- 활력이 있는가?

- 지쳐있는가?

- 만족하는가 아니면 불만스러워 하는가?

- 어떻게 분위기를 회복할 수 있는가?

b. 언제 심리상태를 점검해야 하는가.

- 회의 참가자들이 산만해 보일 때, 지쳐있거나 불만스러워 할 때

- 각 세션당 최소한 한번씩

 

2) 프로세스 점검 방법

프로세스 점검은 구성원들에게 직접적으로 물어보는 구두방식으로 또는 출입문 가까이에 플립 차트를 걸어두고 그 밑에 설문을 게시하는 방식으로 수행할 수도 있다. 설문방식을 사용하면 회의 참가자들이 지금까지의 회의 진행상태에 대해 익명으로 평가할 수 있게 된다. 참가자들이 휴식시간을 끝내고 회의실로 돌아오면, 설문결과에 대해 설명하고 남은 회의시간동안에 어떻게 하면 진행을 개선시킬 수 있을지에 대한 브레인스토밍을 실시한다. 그런뒤, 제시된 아이디어를 즉시 실행한다.

 

5. 회의록 기록

구성원들 중에서 한 사람을 골라서 정확하고 간결하게 기록하도록 책임을 부여한다. 사람들은 요즘 너무 많은 서류와 전자우편물 속에서 허우적대므로 결정사항과 다음 단계에 대한 한 페이지 분량의 짧은 요약이 최고의 회의록이 될것이다.

 

6. 다음 단계 결정

회의 참가자들이 다음 단계에 대해 명확히 알지 못한 채로는 절대 회의실을 떠나지 못하도록 한다. 이것은 무엇을 누가 언제 수행할 것인지를 규명하는 것이다. 연속적으로 이루어지는 모든 회의의 경우, 집단의 구성원들이 회의의 결과를 철저히 준수하도록 하기 위해서는 이러한 실행 계획이 제시되어야 한다.

 

7. 회의 평가

항상 회의 참가자들이 회의를 검토하고 평가하도록 해야 한다. 이러한 평가에는 다음 번 회의를 개선하기 위한 방안과 퍼실리테이터에 대한 의견이 포함되도록 해야 한다.