회의관리의 기초

회의 관리의 기초

1. 세부적인 안건을 만들어서 활용하라.

어떤 회의이든 안건을 미리 개발해서 구성원들로부터 승인을 받아야 한다. 회의에 앞서 미리 안건을 결정함으로써, 구성원들이 효과적인 회의를 위해 사전과제를 수행할 수 있게 되었을 때, 비로소 구성원들이 회의 의사결정과정에 참여할 준비가 되는 것이다. 

안건에 포함되어야 할 내용은 다음과 같다.

- 토론이 주제뿐 아니라, 그 주제와 관련하여 어떤 이슈들이 다루어지고 무엇을 성취해야 하는가에 대한 간략한 설명

- 각 항목들에 대한 시간 안내

- 각 항목을 제시한 사람의 이름

- 각각의 토론에 이용될 상세한 프로세스

 

어떤 이유로든 사전에 안건을 정할 수 없는 경우라면, 회의를 시작한 후 제일 먼저 안건 선정이 이루어져야 한다. 이렇게 진행되는 토론에서는 구성원들이 그 날의 미팅 안건을 스스로 설계하게 된다.

 

2. 각 단계별 프로세스 설계안을 미리 작성하라.

회의에 관해 쓴 책들 대부분은 "프로세스 설계안"에 대해서는 다루지 않고 있다. 그 이유는 대개 퍼실리테이터가 아닌 의장이 주도하는 회의를 기준으로 하기 때문이다.

회의를 퍼실리테이션 할 때, 각 안건별로 세부적인 프로세스 설계안이 반드시 있어야 한다. 이 설계안에는 토론을 어떻게 퍼실리테이션 할 것인지가 구체적으로 담겨져 있어야 한다. 또한 어떤 도구와 기법들을 활용할 것이며, 참가자들의 회의 참여를 어떻게 유도할 것인지에 대해서도 계획되어 있어야 한다.

다음에는 프로세스 설계안의 중요성을 설명하기 위하여, 안건과 그에 대한 프로세스 설계안의 예가 제시되어 있다. 일부 퍼실리테이터들은 이러한 설계안을 혼자서만 알고 있으려 하지만, 집단 구성원들과 이러한 프로세스를 개방적으로 공유하는 것 또한 구성원들의 참여를 증진시킬 수 있는 좋은 방법이라 할 수 있다.

프로세스  설계안의 예

집  단  명: 고객 만족팀

구  성  원: 제인, 무하메드, 자크, 이레인, 칼, 프레드, 다이안, 브라운

미팅일정: 2022년 10월 28일 금요일 11:00부터 13:00까지 (점심식사는 도시락), 회의실F

무엇을/ 왜	어떻게(프로세스 설계)
워밍업(10분)/ 브라운_ 주의를 집중하게 함	- 구성원들에게 최근 소비자와 상담한 사례를 서로 공유하게 한다.
안건과 규범을 검토(5분)/ 브라운_ 전후관계 설정을 위해	- 전체적인 논의를 거쳐 안건과 규범을 설정한다. - 새로운 항목이 있으면 추가한다. - 회의의 전반적 목표를 명확히 한다.
실행계획 항목들을 제시(25분)/ 집단전체_ 실행 검토	- 지난번 회의에서 도출된 실행 계획에 대하여 모든 구성원들에게 간략하게 보고하게 한다. - 새로운 계획이 있었으면 추가한다.
포커스 그룹 업데이트(20분)/ 자크, 다이안_ 개선 영역 확인	- 여섯 개의 고객 포커스 그룹에 대한 결과를 보고한다. - 역장분석을 통해 제대로 되어가고 있는 것과 그렇지 않은 것을 구분한다.
고객관련 이슈들의 우선순위 결정(20분)/ 브라운_ 우선순위 설정	- 고객의 문제를 평가하기 위한 기준을 설정한다. - 기준 매트릭스를 이용하여 각 이슈를 평가하고 행동의 최고 우선순위들을 결정한다.
우선적 이슈에 대한 문제해결(30분)/ 집단 전체_ 개선계획 도출	- 참가자들을 두 팀으로 나누어서, 가장 우선순위가 높은 2개의 이슈를 해결한다. - 이들 이슈에 대한 세부 행동계획을 수립한다. - 전체가 모여서 아이디어들을 공유하고 준비한다.
다음단계 계획 및 안건 설정(10분)/브라운_ 마무리를 확실히 하고 다음 세션을 설계	- 구성원들에게 앞으로 무엇을 해야 할지를 분명히 한다. - 다음 회의를 위한 안건 설정을 시작한다.
피드백 설문(10분)/ 브라운_ 회의의 효과성을 검토	- 구성원들에게 회의에 대해 평가하도록 한다. - 다음 회의에서 다루어질 항목들을 밝힌다.

 

3. 역할과 책임을 분명히 하라.

효과적인 회의를 위해서는 사람들이 주어진 역할을 완수해야 한다.

① 퍼실리테이터

회의의 방법론을 설계하고, 구성원들의 참여를 관리하며, 유용한 도구를 제공하고, 집단이 자신들의 니즈를 결정하도록 도우며, 회의의 진도를 관리하고 잘 진행되고 있는지를 주기적으로 점검한다. 퍼실리테이터는 무엇을 토론할 것인가에 대해 영향력을 행사하지 않고, 대신 그러한 이슈들이 어떻게 논의되고 있는가에 초점을 둔다. 퍼실리테이터는 참가자들의 효과성을 돕고 지원하기 위해 있는 절차적 전문가이다. 퍼실리테이션은 질문에 초점을 둔다.

② 의장

정의된 규칙에 따라 회의를 운영할 뿐만 아니라, 필요한 경우 회의에 직접 참여하거나 의견을 제시하기도 한다. 의장은 대개 중립적이지 않다. 대개의 경우 회의의 의장은 공식적인 리더가 맡으면서 의사결정자이면서, "오피니언 리더"로서의 적극적인 역할을 하게 된다.

③ 회의록 기록자

논의된 내용과 정해진 결정에 대해 간략하고 정확하게 기록한다. 또한 플립차트를 작성하는 책임을 맡는다. 대개의 경우 회의록 기록의 책임은 참가 집단 구성원들이 돌아가면서 맡는다. 그러나 특별한 회의의 경우이거나 비용이 문제가 되지 않는다면, 이 역할을 토론과 관계없는 사람이 맡을 수 있다.

④ 시간관리자

회의가 시간계획에 맞게 진행되고 있는 동안에는 시간의 흐름을 체크하면서 주지적으로 이를 알려주는 역할을 한다. 대개는 회의 참가자들이 돌아가면서 역할을 수행한다. 계획한 시간을 초과해서 논의가 진행된다 할지라도, 독자적으로 논의를 중단 시킬 권한은 없다. 자동 초시계를 사용하면, 시간관리자도 편안하게 회의에 참여할 수 있다.

⑤ 서기

집단 구성원들 중 자원해서 플립차트에 사람들의 의견을 기록하는 사람이다.

일부 퍼실리테이터들은 회의를 진행하는 동안 누군가에게 차트에 기록해 줄 것을 요청함으로써 보다 편안하게 회의를 진행할 수 있게 된다. 이것은 퍼실리테이터로 하여금 기록 때문에 혼란스러워지지 않도록 하는 장점이 있지만, 그 자체로 혼란을 가져올 수도 있다. 서기가 퍼실리테이션에 관여하게 되는 경우도 생길 수 있고, 또는 퍼실리테이터가 원하는 방향에 맞춰 기록하지 않을 수도 있다. 서기를 두게 되면 많은 조정이 있게 된다.

서기도 회의의 참가자이므로, 가능한 한 퍼실리테이터가 스스로 기록하는 것이 일반적인 규칙이다. 만일 서기가 있게 된다면, 서기가 토론 참여자들과 직접적으로 의견을 나누도록 하지 말아야 하며, 확인을 위한 질문은 반드시 퍼실리테이터를 통해 이루어지도록 해야 한다.