업무계획서 말고 성과기획서
연간 성과목표를 성정하고, 달성전략을 수립하고, 필요자원을 산정하는 이유는 무엇일까. 전략실행에 예상리스크요인으로 작용할 수 있는 외부환경요인과 내부역량요인을 찾아내고, 전략실행에 필요한 인력이나 예산, 시간의 규모를 파악하기 위해서이다.
연간 성과목표와 달성전략을 실행하기 위한 업무추진계획, 액션플랜은 사실상 큰 의미가 없다. 액션플랜은 월간이나 주간단위에서 의미가 있다. 연간 성과목표를 달성하기 위해서 월간이나 주간단위로 해야 할 일을 일정별로 관리하는 것도 연간 성과목표를 달성하는 데 그다지 핵심적인 인과관계를 가지지는 않는다.
흔히 월간이나 주간 단위로 할일이나 일정을 관리하고 의사소통하는 문서를 '월간 업무계획서', '주간 업무계획서'라고 부른다. 월간이나 주간 단위로 해야 할일의 기준을 연간 단위의 최종 성과목표보다는 월간 성과목표와 주간성과목표를 기준으로 삼는 것이 훨씬 더 실질적이고 바람직하다. '업무계획;이라는 말 자체가 '일정별로 해야 할일의 순서를 정하는 것'이라는 의미가 있기 때문에 '성과기획'으로 변경하는 것이 바람직하다. '성과를 기획한다'는 것은 '최종 성과와 연계된 기간별 성과를 창출하기 위해 기간별 과제와 목표를 결정하고 달성전략과 필요한 자원을 의사결정 하는 것'을 말한다.
1. 월간, 주간 성과기획서의 구성요소
- '언제까지 무엇을 어떻게 실행할 것인가?' 하는 실행계획을 수립하고 일하는 것은 대부분 잘하고 있다. 따로 설명하지 않아도 기간별 과제와 마감 일정을 정하고 세부 추진계획을 세워 잘 실천하고 있다는 뜻이다. 물론 과제와 마감일정, 추진계획도 중요하다. 하지만 여기에 더해서 과제수행의 결과물인 성괌고표와 성과목표를 달성하기 위한 인과적 달성전략이 반드시 함께 가야 한다.
- 게다가 주 52시간 근로제가 시행되면서 주 40시간 이내에서 전략적으로 시간을 관리하는 것이 중요한 이슈로 떠오르고 있다. 때문에 예전에는 업무완료 일정관리가 중요했지만, 이제는 40시간이라는 한정된 범위 안에서 과제수행의 결과물을 산출해야 하기 때문에 전략적으로 시간을 어떻게 배정할 것인지의 문제를 사전에 의사결정해야 한다.
- 월간, 주간 성과기획서는 크게 프리뷰 단계와 리뷰 단계로 나눌 수 있다. 프리뷰 단계는 핵심과제, 원하는 결과물(성과목표), 완료일정, 예상소요시간, 성과목표 달성전략, 일정별 액션플랜으로 구성된다. 리뷰단계는 성과평가와 개선과제 도추라 만회대책 수립으로 구성된다.
2. 프리뷰 단계
- 핵심과제는 역량을 가장 많이 솓아부어야 하라 우선과제를 말한다. 해당기간에 연간 성과목표 달성이나 상위조직의 목표 달성에 기여하기 위해 해결해야 할 가장 중요한 과제다. 조직이나 개인마다 차이가 있겠지만 대개 5개 내외로 설정하는 것이 좋다.
- 핵심과제를 선택하고 나면 핵심과제의 현황파악을 통해 해당기간 내에 이루어내야 할 결과물, 성과목표를 구체화해야 한다. 월간이나 주간 단위의 기간에 과제수행을 통해 이루어야 할 결과물은 대부분 과정결과물의 형태가 많을 수밖에 없다. 때문에 월간 성과목표나 주간성과목표는 상태적 목표의 형태로 세부구성요소를 표현해주는 것이 좋다. 성과목표를 설정하고 나면 완료일정과 상태적 성과목표의 구체적 내용을 감안해 예상소요시간을 산출해야 한다. 성과목표를 달성하는 전제 조건인 완료일정과 에상소요 시간이 결정되고 나면 기대 목표 수준과 현재 상태를 객관적으로 비교해 차이를 규명하고 성과목표 달성전략을 수립한다.
- 이때 월간 성과목표 달성전략의 경우에는 전략을 실행하는 데 통제 불가능한 예상 리스크 요인을 도출하여 대응방안을 수립할 수 있으면 하는 게 좋다. 주간 성과기획서는 성과목표 달성전략이라기 보다 주간 성과목표를 달성하는데 부정적인 이슈로 작용할 만한 요소를 도출하고 대응방안을 수립하면 된다. 성과목표 달성전략을 수립하고 나면 월간은 주간별로, 주간은 요일별로, 일정별 주요 추진계획을 액션플랜에 담아내면 된다.
3. 리뷰단계
- 실행을 하고 나면 목표한 대로 성과를 창출했는지 성과평가를 해야 한다. 성과평가를 할 때는 전략평가와 프로세스평가를 같이 시행해야 달성 혹은 미달성 원인을 제대로 찾아낼수 있다. 성과평가와 전략평가, 프로세스 평가의 목적은 개선과제 도출과 만회대책 수립이다.
