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조직관리 및 의사소통/퍼실리테이션 쉽게하기56

회의관리의 기초 회의 관리의 기초 1. 세부적인 안건을 만들어서 활용하라. 어떤 회의이든 안건을 미리 개발해서 구성원들로부터 승인을 받아야 한다. 회의에 앞서 미리 안건을 결정함으로써, 구성원들이 효과적인 회의를 위해 사전과제를 수행할 수 있게 되었을 때, 비로소 구성원들이 회의 의사결정과정에 참여할 준비가 되는 것이다. 안건에 포함되어야 할 내용은 다음과 같다. - 토론이 주제뿐 아니라, 그 주제와 관련하여 어떤 이슈들이 다루어지고 무엇을 성취해야 하는가에 대한 간략한 설명 - 각 항목들에 대한 시간 안내 - 각 항목을 제시한 사람의 이름 - 각각의 토론에 이용될 상세한 프로세스 어떤 이유로든 사전에 안건을 정할 수 없는 경우라면, 회의를 시작한 후 제일 먼저 안건 선정이 이루어져야 한다. 이렇게 진행되는 토론에서는 .. 2022. 11. 22.
역기능적 회의의 증상과 처방 만약 회의가 소집될 때마다 참가자들이 "또, 회의야!!"라는 반응을 나타낸다면, 회의의 사전준비에 어떤 문제가 있는 것이 아닌지 스스로 자문해 보아야 한다. 퍼실리테이터로서 당신의 역할은 회의에 참가하는 사람들이 효과적으로 결론에 이르는 방법을 학습 할 수 있도록 돕는 것이다. 다음의 체크리스트를 활용해 비효과적인 회의의 공통적인 요소들을 정확하게 진단해 보도록 한다. - 회의의 목적에 대한 참가자들의 정확한 인식 부족 - 애매한 안건 또는 안건의 부재 - 시간제한이 없음 - 중요한 이슈들에 대한 별도의 프로세스 부재 - 퍼실리테이터의 부재 - 회의에 대한 참여자들의 사전준비 부족 - 제자리를 맴도는 식의 토론 - 토론의 진정한 마무리 부족 - 의견에 대한 논쟁이 아닌 서로의 관점 비판에 치중하는 참가자.. 2022. 11. 21.
효과적인 회의 행동 1. 효과적 회의 행동을 조성하는 방법 무례하게 행동하면 보너스를 받기로 되어 있기라도 한 것처럼, 너도 나도 무례하게 행동하는 집단과 일할 때도 있게 된다. 사람들이 서로 나서서 진행을 방해하고, 시도 때도 없이 회의실을 들락거린다. 또한 아이디어가 제안되면 이해해보려는 시도조차 않은 채 거부부터 하려든다. 결과를 도출하는 과정은 마치 전쟁을 방불케 한다. 이러한 상황에서 가장 현명한 방법은 일단 진행을 멈추고 효과적인 회의 분위기 조성을 위해 다음에 제시된 방법을 시도하는 것이다. 이 짧은 훈련은 간단하고 시간이 적게 걸리면서도, 놀랄 만큼 효과적이다. 이 방법은 다음의 4단계로 이루어져 있다. 1. 어떤 행동들이 비효과적인지를 참석자들에게 설명한다. 그런 뒤 다음 페이지에 제시한 '집단행동 요약표'.. 2022. 11. 12.
참여를 높이기 위한 기법들 참여를 높이기 위한 기법들 아무리 참여를 꺼려하는 수줍음이 많은 참석자라도 적극적인 역할을 가능하게 할 수 있는 우수한 기법들이 많이 있다. 이러한 기법들은 주로 구성원들의 익명성을 보장해주는 방식을 통해 적극적인 활동을 이끌어 내고 있다. 1. 파트너 토론 이 간단한 기법은 어떤 토론의 시작 방법으로 이용될 수 있다. 전체 집단에게 질문을 던진 뒤, 모든 사람을 둘씩 짝을 지어서 그 문제를 몇분간 토론하게 한다. 그런 뒤, 다시 전체적으로 모여서 사람들에게 파트너끼리 서로 주고 받은 내용을 발표하게 한다. 이때 세 사람씩 짝을 이루게 해도 무방하다. 2. 익명 의견 제시 빈 종이상자나 플라스틱 그릇 하나를 준비해서 테이블 위에 놓는다. 작은 종이 조각을 나누어 주고 사람들에게 종이에 좋은 아이디어를 적.. 2022. 11. 11.
규칙을 통한 참여유도 1. 참석자들을 준비시키기 참석자들에게 관련 정보도 제공하지 않은 채, 아무런 준비 없이 미팅에 참석해서 의사결정을 내리도록 강요하는 미팅은 엄청난 시간의 손실만 가져올 뿐이다. 이러한 상황을 방지하려면, 사전에 참석자들에게 미팅의 목적에 대해서 명확히 알리고, 참석자들이 미리 준비할 시간을 주도록 해야 한다. 만일 미팅이 복잡해질 것으로 예측된다면, 미리 소집단으로 모여서 누가 어떤 '과제'를 맡을지 명확히 한다. 집단의 규모가 작다면, 퍼실리테이터는 개개인에게 전화를 해서 각자가 맡은 '과제'를 명확히 이해 시킨다. 사람들이 미팅에 참석하기에 앞서 적절한 사전 준비 작업을 하게 되면, 그들은 미팅에 더 많은 관심을 갖게 되고, 자신감을 가지고 좀 더 적극적으로 참여하게 된다. 2. 구체적 규범 설정하.. 2022. 11. 10.
참여유도를 위한 질문 및 분위기 조성 1. 참여유도를 위한 질문 오늘날의 작업 환경에서, 참석자들로부터 몰입과 자발적인 참여를 얻지 못한 채 미팅을 진행하려 시도하는 것은 어리석은 행동이다. 사람들의 자발적인 참여도를 높일 수 있는 열쇠는, 구성원들 스스로가 자신에게 던지는 '내가 여기에서 얻을 수 있는 것은 무엇인가?'라는 질문에서 찾을 수 있다. 자발적인 참여를 유도하는 효과적인 방법이 있다. 미팅을 시작할 때 참석자들이 둘씩 짝을 이루게 해서 다음의 두가지 질문을 가지고 5분동안 토의를 하도록 요청한다. - 이 문제를 해결하거나 바로 잡아서 조직이 얻는 이익은 무엇인가? - 이 문제를 해결하면 내게 개인적으로 돌아오는 이익은 무엇인가? 위 두 문제에 대한 파트너 토론 후에 참석자들이 토론에서 나온 의견을 차례대로 하나하나 열거하게 해서.. 2022. 11. 9.

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